Der kan være mange penge at spare ved at bruge nye it-løsninger, hvis man gør det rigtigt, men det kan også let gå galt, hvis man ikke har styr på det, og så kan det blive virkeligt dyrt. Få vækstkonsulent Torben Kristensen fra Væksthus Sjællands fem gode råd til, hvordan man undgår en dyr IT-fiasko.
1. Den IT-ansvarlige skal være dygtig – og have tid nok.
Et IT-projekt skal sammenlignes med et husbyggeri. Det skal tegnes, løbende tjekkes, og fejl skal udbedres. Er den nye IT-løsning kritisk for forretningen, så bør man søge hjælp fra IT-kyndige til at stå for processen. Det er en alt for stor risiko (og ofte alt for dyrt) at overlade styringen af projektet til leverandøren.
Det nytter heller ikke, at opgaven drives af ejeren eller lederen selv, eller at opgaven tilfalder den, der har mindst at lave, da det langt fra er sikkert, at personen har de rette forudsætninger for at drive projektet i mål.
2. Hav klare mål
Den nye løsning kan som regel langt mere, end virksomheden har behov for. Det er derfor altafgørende, at du zoomer ind på de opgaver, som den nye IT skal løse i din virksomhed.
Bruger man tid på at få beskrevet sine mål, er det samtidig langt nemmere at kunne udfordre leverandørerne efterfølgende, for så er der jo en tjekliste, som de skal forholde sig til (og ikke kan snakke sig udenom).
3. Undgå dårlig kommunikation
Fortæl før, under og efter at den nye IT skal på banen, hvorfor beslutningen er taget, og hvad målet er. Langt de fleste ansatte er modstandere af forandringer, så nye IT-projekter er per definition en tabersag.
Hvis man ikke afsætter tid til at følge op på intern kritik samt at holde de ansatte orienterede om processen – og bruger tid på at få de udvalgte arbejdsgange ”masseret ind” hos medarbejderne, så er risikoen for et fejlslagent projekt stor.
4. Undgå en alt for optimistisk tidsplan
Som i alle andre situationer gælder det om at afsætte tid til at få løst opgaven rigtigt. Undgå at stresse projektet, fordi det skal passe sammen med et nyt regnskabsår.
Det vil ofte være billigere at køre med to bogholderi-systemer set i forhold til at trække virksomhedens samlede produktivitet ned, fordi man fik lanceret den nye løsning for tidligt.
5.Tag ansvar for, at det nye system spiller sammen med de eksisterende
IT skal i dag spille sammen med en række andre systemer for at levere de ønskede resultater. Det kan være systemer til leverandørkøb, banktransaktioner eller andre IT-løsninger. Der ligger derfor en vigtig opgave i at få det nye system til at passe med de eksisterende. Den opgave bør man selv tage ansvar for bliver løst.
Hvis man springer dette hjemmearbejde over, risikerer man, at det bliver op ad bakke efterfølgende, fordi medarbejderne ikke kan udføre de opgaver, som de er blevet lovet, at det nye IT-system skulle levere.
Kilde: Væksthus Sjælland